Cập nhật ngày

Hướng dẫn sử dụng Once Accounting

Once Accounting là phần mềm kế toán trực tuyến cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC hoặc Thông tư 99/2025/TT-BTC (chọn khi tạo công ty). Bạn lập chứng từ (phiếu thu, phiếu chi, chứng từ bán hàng, mua hàng…), hệ thống tự ghi bút toán và lên sổ sách, tờ khai thuế, báo cáo tài chính. Tài liệu này hướng dẫn từng việc thường làm, theo đúng tên nút và tên màn hình trong phần mềm.
Hình minh họa lấy từ dữ liệu mẫu "Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Thanh Hóa (Demo)". Số liệu trên máy của bạn sẽ khác. Bấm vào hình để phóng to. Trong phần mềm, mở lại tài liệu này bằng mục Trợ giúp › Hướng dẫn sử dụng trên thanh bên trái hoặc trong menu tài khoản.

1. Bắt đầu

Đăng nhập

  1. Mở trang đăng nhập của Once.
  2. Nhập Email và Mật khẩu.
  3. Bấm Đăng nhập.
Một tài khoản Once dùng chung cho mọi sản phẩm (Once Accounting, Once Asset). Nếu quên mật khẩu, bấm Quên mật khẩu? và làm theo hướng dẫn gửi qua email.
Màn hình đăng nhập

Màn hình Tổng quan

Sau khi đăng nhập, bạn vào màn hình Tổng quan. Màn hình này gồm:
  • Bắt đầu sử dụng: danh sách các việc cần làm khi mới dùng phần mềm (xem mục tiếp theo).
  • Các ô số liệu chính (tiền, công nợ, doanh thu…), mỗi ô có liên kết Chi tiết để mở màn hình tương ứng.
  • Bạn muốn làm gì?: lối tắt tới các việc hay làm: Thu tiền, Chi tiền, Bán hàng, Mua hàng, Nhập hóa đơn, Tính lương.
  • Chứng từ gần đây: các chứng từ vừa lập.
Thanh menu bên trái dẫn tới từng phân hệ: Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Bán hàng, Mua hàng, Kho, Tiền lương, Tài sản & CCDC, Sổ sách, Thuế & báo cáo tài chính, Tổng hợp & cuối kỳ và Thiết lập.
Màn hình Tổng quan

Các bước thiết lập ban đầu

Khung Bắt đầu sử dụng trên Tổng quan liệt kê theo thứ tự:
  1. Thông tin doanh nghiệp và người ký.
  2. Ngày bắt đầu dùng phần mềm.
  3. Chuyển dữ liệu từ MISA (không bắt buộc, có thể bấm Bỏ qua).
  4. Nhập số dư ban đầu.
  5. Khai báo tài khoản ngân hàng.
  6. Mời người cùng làm (không bắt buộc).
Bấm vào từng bước để mở đúng màn hình cần làm. Khi đã quen, bấm Ẩn hướng dẫn để thu gọn khung này.

Chuyển sang sản phẩm khác hoặc doanh nghiệp khác

  • Bấm Sản phẩm ở góc trên bên phải để chuyển giữa Once Accounting, Once Asset và Trang chủ Once.
Menu Sản phẩm
  • Bấm vào tên của bạn (góc trên bên phải) để mở menu tài khoản. Tại đây có Thông tin doanh nghiệp, Gói dịch vụ, Danh sách công ty (chuyển sang doanh nghiệp khác bạn được cấp quyền), Thêm công ty, Hướng dẫn sử dụng, Trang chủ Once và Đăng xuất.
Menu tài khoản

Chuyển dữ liệu từ MISA

Nếu trước đây bạn dùng MISA (AMIS hoặc SME), bạn có thể đưa danh mục, số dư và chứng từ sang Once mà không phải nhập lại.
  1. Vào Thiết lập › Chuyển dữ liệu từ MISA.
  2. Làm lần lượt 5 bước: Chọn dữ liệu → Tải tệp → Ghép cột → Kiểm tra → Hoàn tất.
  3. Ở bước chọn dữ liệu, chọn loại dữ liệu cần chuyển. Nên chuyển theo thứ tự: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, tài khoản ngân hàng, kho, vật tư hàng hóa, số dư ban đầu, tồn kho đầu kỳ, rồi mới tới chứng từ.
  4. Tải lên tệp xuất từ MISA. Nếu không có tệp MISA, bấm Tải tệp mẫu… để lấy tệp mẫu của Once, điền dữ liệu rồi tải lên.
  5. Mục Khi mã đã có quyết định cách xử lý khi mã trong tệp trùng với mã đã có: Bỏ qua (giữ nguyên dữ liệu cũ) hoặc Cập nhật (ghi đè theo tệp).
  6. Ở bước Kiểm tra, xem lại các dòng lỗi trước khi bấm hoàn tất.
Chuyển dữ liệu từ MISA, bước chọn dữ liệu

Nhập số dư ban đầu

Số dư ban đầu là số dư các tài khoản tại ngày bắt đầu dùng phần mềm.
  1. Vào Tổng hợp & cuối kỳ, chọn thẻ Số dư ban đầu.
  2. Bấm Thêm số dư ban đầu.
  3. Chọn Tài khoản, chọn Đối tượng nếu tài khoản theo dõi chi tiết (ví dụ khách hàng của TK 131), nhập Dư Nợ hoặc Dư Có.
  4. Bấm Lưu.
Phần mềm kiểm tra tổng Dư Nợ phải bằng tổng Dư Có. Nếu lệch, màn hình sẽ báo để bạn rà lại.
Số dư ban đầu

2. Thao tác chung với chứng từ

Trạng thái chứng từ

Trạng tháiÝ nghĩa
Chưa ghi sổBản nháp, chưa vào sổ sách. Sửa hoặc xóa tự do.
Đã ghi sổĐã hạch toán vào sổ sách và báo cáo.
Đã hủyĐã hủy, không còn tác động tới sổ sách nhưng vẫn được lưu lại để đối chiếu.

Xem, sửa, hủy, in chứng từ

  • Bấm vào một dòng chứng từ để mở chi tiết chứng từ. Ở đây có các nút Sửa chứng từ, In phiếu, Tải PDF và Đóng.
  • Bấm nút … ở cuối dòng để mở thêm thao tác:
    • Chứng từ chưa ghi sổ: Xóa.
    • Chứng từ đã ghi sổ: Sửa chứng từ, Hủy chứng từ.
  • Khi hủy chứng từ, bạn phải nhập Lý do hủy. Chứng từ đã hủy không bị xóa mà vẫn hiển thị với trạng thái Đã hủy.
Chi tiết một phiếu thu

Nhập ngày nhanh

Ở các ô ngày, bạn có thể chọn trên lịch hoặc gõ trực tiếp theo dạng ngày/tháng/năm (ví dụ 25/10/2026). Nếu gõ ngày không có thật, phần mềm báo "Ngày không tồn tại".

Phím tắt

Trên form phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có và ủy nhiệm chi:
PhímTác dụng
Ctrl + S (máy Mac: ⌘ + S)Ghi sổ
Ctrl + Shift + S (máy Mac: ⌘ + Shift + S)Ghi sổ và thêm một phiếu mới cùng loại
EscĐóng form
Dòng gợi ý phím tắt luôn hiện ở góc dưới bên trái của form.

3. Tiền mặt

Phân hệ Tiền mặt gồm các thẻ: Phiếu thu, phiếu chi, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền mặt và Quy trình.
Danh sách phiếu thu, phiếu chi

Lập phiếu thu

  1. Vào Tiền mặt, bấm Thêm phiếu thu.
  2. Chọn Nội dung thu, ví dụ Thu tiền khách hàng. Phần mềm tự chọn tài khoản hạch toán theo nội dung này.
  3. Số chứng từ được đánh tự động; bạn có thể sửa nếu cần.
  4. Kiểm tra Ngày chứng từ và Ngày hạch toán (ngày hạch toán không được trước ngày chứng từ).
  5. Chọn Khách hàng: gõ mã, tên, mã số thuế hoặc số điện thoại để tìm. Khách hàng mới thì bấm Thêm khách hàng.
  6. Lý do thu được tự điền, bạn có thể sửa. Nội dung này in trên phiếu.
  7. Nếu khách trả tiền cho các chứng từ bán hàng, bảng Chứng từ bán hàng chưa thu sẽ hiện ra. Đánh dấu các chứng từ khách trả; Số tiền được điền sẵn bằng tổng các chứng từ đã chọn. Dùng Chọn tất cả hoặc Bỏ chọn để chọn nhanh.
  8. Mở Thông tin hạch toán nếu muốn xem bút toán phần mềm sẽ ghi.
  9. Bấm Ghi sổ, hoặc Ghi sổ và thêm để lập tiếp phiếu khác.
Form Thêm phiếu thu

Lập phiếu chi

Làm tương tự phiếu thu: bấm Thêm phiếu chi, chọn nội dung chi (ví dụ Trả tiền nhà cung cấp, Chi tạm ứng cho nhân viên…), chọn đối tượng, nhập số tiền rồi bấm Ghi sổ.
Nếu số chi lớn hơn số tồn quỹ, phần mềm xử lý theo thiết lập Chi quá số tồn quỹ tiền mặt trong Thiết lập › Thông tin doanh nghiệp.

Thẻ Quy trình

Thẻ Quy trình giúp bạn chọn đúng loại chứng từ cho từng nghiệp vụ:
  • Tiền vào: Thu tiền khách hàng, Thu hoàn ứng của nhân viên.
  • Tiền ra: Trả tiền nhà cung cấp, Chi tạm ứng cho nhân viên, Trả lương nhân viên, Nộp tiền mặt vào ngân hàng.
  • Báo cáo: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ chi tiết tiền mặt, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Bấm vào một nghiệp vụ để mở sẵn form đúng loại.
Thẻ Quy trình của phân hệ Tiền mặt

Xem sổ quỹ

Chọn thẻ Sổ quỹ tiền mặt để xem tồn quỹ theo từng ngày. Số tồn quỹ phải khớp với tiền mặt thực tế trong két. Thẻ Sổ chi tiết tiền mặt liệt kê chi tiết từng phát sinh.

4. Tiền gửi ngân hàng

Phân hệ Tiền gửi ngân hàng gồm các thẻ Giao dịch ngân hàng, Sổ tiền gửi ngân hàng và Quy trình. Mỗi tài khoản ngân hàng hiển thị trên một thẻ riêng kèm số dư.
Phân hệ Tiền gửi ngân hàng

Lập giấy báo có (tiền vào tài khoản)

  1. Bấm Thêm giấy báo có.
  2. Chọn nội dung, tài khoản ngân hàng nhận tiền, đối tượng và số tiền. Với khoản khách hàng chuyển khoản, đánh dấu các chứng từ bán hàng chưa thu giống như phiếu thu.
  3. Bấm Ghi sổ.

Lập ủy nhiệm chi (tiền ra khỏi tài khoản)

  1. Bấm Thêm ủy nhiệm chi.
  2. Chọn nội dung chi, tài khoản ngân hàng, đối tượng nhận và số tiền.
  3. Bấm Ghi sổ.
Muốn thêm tài khoản ngân hàng mới, vào Thiết lập › Danh mục › Tài khoản ngân hàng.

5. Bán hàng

Phân hệ Bán hàng có hai phần: Chứng từ bán hàng và Hóa đơn điện tử. Phần Chứng từ bán hàng có các thẻ Chứng từ bán hàng, Sổ chi tiết bán hàng và Công nợ phải thu.
Danh sách chứng từ bán hàng

Lập chứng từ bán hàng

  1. Vào Bán hàng, bấm Thêm chứng từ bán hàng.
  2. Chọn Loại hàng bán: Dịch vụ hoặc Hàng hóa qua kho.
  3. Nhập Ngày hóa đơn, Số hóa đơn và chọn Khách hàng.
  4. Chọn Hình thức thu tiền: Chưa thu tiền (ghi công nợ), Chuyển khoản hoặc Tiền mặt.
  5. Nhập từng dòng: nội dung, tài khoản doanh thu, số lượng, đơn giá chưa thuế, thuế suất GTGT và chiết khấu (nếu có). Có thể nhập thêm Chiết khấu chung cho cả chứng từ.
  6. Kiểm tra phần tổng tiền. Phần mềm hiện sẵn bút toán sẽ ghi.
  7. Bấm Ghi sổ.
Ví dụ: bán dịch vụ chưa thu tiền, phần mềm tự ghi Nợ 131 / Có 5113 và Có 33311. Số thuế đầu ra được đưa thẳng vào tờ khai thuế GTGT.
Form chứng từ bán hàng

Theo dõi công nợ phải thu

Chọn thẻ Công nợ phải thu để xem khách hàng nào còn nợ bao nhiêu. Khi khách trả tiền, lập phiếu thu hoặc giấy báo có và đánh dấu chứng từ bán hàng tương ứng (xem chương 3 và 4). Các nút In và Tải PDF dùng để in hoặc lưu danh sách.

Hóa đơn điện tử bán ra

Phần Hóa đơn điện tử có ba thẻ: Chờ xuất hóa đơn, Hóa đơn đã xuất và Kết nối nhà cung cấp.
Kết nối nhà cung cấp hóa đơn (làm một lần)
  1. Khi chưa kết nối, màn hình hiện thông báo kèm nút Thiết lập kết nối. Bấm vào đó (hoặc chọn thẻ Kết nối nhà cung cấp).
  2. Chọn nhà cung cấp bạn đang dùng: Viettel S-Invoice, VNPT Invoice, MISA meInvoice, EasyInvoice (SoftDreams), BKAV eHoaDon hoặc MobiFone Invoice. Có thể chọn Môi trường thử nghiệm để dùng thử trước.
  3. Nhập thông tin kết nối do nhà cung cấp cấp cho bạn rồi lưu.
Xuất hóa đơn
  1. Chứng từ bán hàng đã ghi sổ sẽ nằm ở thẻ Chờ xuất hóa đơn.
  2. Bấm Xuất hóa đơn trên chứng từ cần xuất.
  3. Theo dõi ở thẻ Hóa đơn đã xuất. Từ đây bạn có thể Kiểm tra trạng thái, Tải tệp XML, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, hoặc Hủy hóa đơn.
Nếu bạn đã lập hóa đơn ngay trên phần mềm của nhà cung cấp, bấm Ghi nhận hóa đơn đã lập để gắn số hóa đơn đó vào chứng từ bán hàng.
Hóa đơn điện tử bán ra

6. Mua hàng

Phân hệ Mua hàng gồm phần Chứng từ mua hàng (thẻ Chứng từ mua hàng và Công nợ phải trả) và phần Hóa đơn đầu vào.

Lập chứng từ mua hàng

  1. Vào Mua hàng, bấm Thêm chứng từ mua hàng.
  2. Chọn nhà cung cấp, nhập ngày, số hóa đơn và các dòng hàng hóa, dịch vụ, thuế GTGT.
  3. Bấm Ghi sổ.
Ví dụ: mua dịch vụ chưa trả tiền, phần mềm tự ghi Nợ 6427 và Nợ 1331 / Có 331. Thuế GTGT đầu vào được đưa vào tờ khai thuế GTGT.
Chọn thẻ Công nợ phải trả để xem còn nợ nhà cung cấp nào. Khi trả tiền, lập phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi với nội dung Trả tiền nhà cung cấp.

Nhập hóa đơn điện tử đầu vào

Thay vì gõ tay, bạn có thể đưa tệp hóa đơn điện tử (.xml) vào phần mềm:
  1. Vào Mua hàng › Hóa đơn đầu vào.
  2. Kéo thả các tệp .xml vào ô Nhập hóa đơn điện tử (hoặc bấm vào ô để chọn tệp). Mỗi tệp tối đa 5 MB.
  3. Phần mềm đọc mã số thuế trên hóa đơn để tự phân loại hóa đơn mua vào hay bán ra.
  4. Dùng bộ lọc Tất cả, Mua vào, Bán ra, Chưa hạch toán để tìm hóa đơn.
  5. Bấm Hạch toán (hoặc Hạch toán và ghi sổ) trên hóa đơn mua vào để tạo chứng từ mua hàng từ hóa đơn đó.
Bấm Xuất Excel để lấy bảng kê hóa đơn.
Hóa đơn đầu vào

7. Kho

Phân hệ Kho gồm các thẻ Nhập – xuất kho, Vật tư hàng hóa, Kho và Báo cáo tồn kho.
Danh sách phiếu nhập, xuất kho

Lập phiếu nhập kho

  1. Vào Kho, bấm Thêm phiếu nhập kho.
  2. Chọn Loại nhập kho: Mua hàng nhập kho, Thành phẩm nhập kho hoặc Nhập khác.
  3. Chọn Ngày chứng từ, Nhà cung cấp (không bắt buộc). Tài khoản đối ứng được gợi ý sẵn (ví dụ 331 khi mua hàng), thường không cần sửa.
  4. Nhập Diễn giải và Số hóa đơn (nếu có).
  5. Nhập các dòng: Vật tư hàng hóa, Kho, Số lượng, Đơn giá, Thuế GTGT. Bấm Thêm dòng để thêm mặt hàng.
  6. Chưa có mặt hàng hoặc kho trong danh mục thì bấm Thêm mặt hàng hoặc Thêm kho ngay trên form.
  7. Bấm Ghi sổ.
Lưu ý: hàng đã ghi ở Mua hàng với loại Hàng hóa qua kho thì không cần lập thêm phiếu nhập kho, vì chứng từ mua hàng đó đã kiêm phiếu nhập.
Form Thêm phiếu nhập kho

Lập phiếu xuất kho

Bấm Thêm phiếu xuất kho, chọn mặt hàng, kho và số lượng xuất rồi bấm Ghi sổ. Giá vốn hàng xuất được tính theo phương pháp bình quân.

Xem báo cáo tồn kho

Chọn thẻ Báo cáo tồn kho để xem Tổng hợp nhập – xuất – tồn hoặc Thẻ kho theo từng mặt hàng. Báo cáo có đối chiếu với số dư các tài khoản 152, 153, 155, 156. Dùng In, Tải PDF hoặc Xuất Excel khi cần.

8. Tiền lương

Mỗi kỳ lương đi qua 4 bước: Lập bảng lương → Kiểm tra → Hạch toán chi phí lương → Trả lương.
Phân hệ Tiền lương

Lập bảng lương

  1. Vào Tiền lương, chọn Kỳ lương. Kỳ mới thì bấm Lập bảng lương kỳ mới.
  2. Nhân viên chưa có trong danh sách thì bấm Thêm nhân viên.
  3. Ở mục Tính lương vào chi phí, chọn tài khoản chi phí phù hợp (ví dụ 6421 cho bộ phận quản lý, 6411 cho bộ phận bán hàng).
  4. Xem Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02-LĐTL). Bấm Sửa trên từng dòng để điều chỉnh số liệu của một nhân viên.

Hạch toán chi phí lương

Sau khi kiểm tra xong, bấm hạch toán và xác nhận trong hộp thoại. Từ lúc này bảng lương không sửa được nữa. Nếu phát hiện sai, bấm Mở lại bảng lương để sửa rồi hạch toán lại.

Trả lương

Ở bước cuối, chọn Trả lương bằng tiền mặt (tạo phiếu chi) hoặc Trả lương qua ngân hàng (tạo ủy nhiệm chi).

9. Tài sản và công cụ dụng cụ

Phân hệ Tài sản & CCDC gồm các thẻ Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ, Tính khấu hao và Sổ tài sản.

Thêm tài sản cố định hoặc công cụ dụng cụ

  1. Bấm Thêm tài sản cố định.
  2. Chọn Loại tài sản: tài sản cố định (nguyên giá từ 30 triệu đồng và dùng trên 1 năm) hoặc công cụ dụng cụ.
  3. Nhập Mã tài sản (phần mềm gợi ý sẵn), Tên, Nguyên giá, Số tháng khấu hao, Ngày bắt đầu sử dụng, Bộ phận sử dụng. Tài sản đã dùng từ trước thì nhập thêm Giá trị đã khấu hao trước đó.
  4. Nếu muốn ghi luôn nghiệp vụ mua tài sản, chọn Ghi sổ việc mua tài sản ngay, rồi chọn Thanh toán bằng (331, 111 hoặc 112), thuế GTGT, nhà cung cấp và số hóa đơn. Ví dụ mua chịu: Nợ 2112 / Có 331.
  5. Tùy chọn nâng cao cho phép đổi tài khoản nguyên giá, hao mòn và chi phí; thường không cần sửa.
  6. Bấm Lưu.

Tính khấu hao và phân bổ hằng tháng

  1. Chọn thẻ Tính khấu hao.
  2. Chọn tháng cần tính và xem bảng khấu hao, phân bổ của từng tài sản.
  3. Bấm Ghi sổ khấu hao tháng MM/YYYY cho tài sản cố định, và Ghi sổ phân bổ tháng… cho công cụ dụng cụ.
Thẻ Tính khấu hao

10. Sổ sách

Màn hình Sổ sách liệt kê mọi chứng từ của doanh nghiệp ở một chỗ.
  • Lọc theo Tìm kiếm, Trạng thái, Nghiệp vụ, Từ ngày, Đến ngày.
  • Bấm Xem để mở chi tiết, hoặc nút … để sửa, hủy, xóa (xem chương 2).
  • Bấm Xuất Excel để tải danh sách đang lọc.
Màn hình Sổ sách

11. Thuế và báo cáo tài chính

Phân hệ Thuế & báo cáo tài chính gồm các thẻ: Thuế GTGT, Thuế thu nhập cá nhân, Thuế thu nhập doanh nghiệp, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái và Báo cáo tài chính. Mọi số liệu được lấy tự động từ các chứng từ đã ghi sổ.

Lập tờ khai thuế GTGT

  1. Chọn thẻ Thuế GTGT.
  2. Chọn Kỳ báo cáo (quý).
  3. Kiểm tra số liệu thuế đầu vào, đầu ra.
  4. Bấm Xuất XML. Trong hộp thoại, kiểm tra Loại tờ khai, Kỳ, chọn tờ khai Lần đầu hoặc Bổ sung, cơ quan thuế, Người ký, Ngày ký, rồi bấm Tải tệp XML.
  5. Mở tệp XML bằng HTKK hoặc nộp trực tiếp trên trang Thuế điện tử.
Các tờ khai đã xuất được liệt kê lại trên màn hình để tra cứu. Các thẻ thuế thu nhập cá nhân và thu nhập doanh nghiệp làm tương tự. Thẻ thuế thu nhập doanh nghiệp tính số tạm nộp theo thuế suất 15%, 17% hoặc 20%.
Thẻ Thuế GTGT

Xem báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

  1. Chọn thẻ Báo cáo tài chính, Bảng cân đối số phát sinh hoặc Sổ cái.
  2. Chọn Kỳ báo cáo (quý hoặc cả năm).
  3. Bấm In, Tải PDF hoặc Xuất Excel khi cần.
Mẫu báo cáo tài chính theo chế độ kế toán của công ty: Thông tư 99/2025 dùng mẫu B01-DN, B02-DN; Thông tư 133/2016 dùng mẫu B01a-DNN, B02-DNN, B03-DNN và có thể xuất tệp XML để nộp qua HTKK.
Báo cáo tài chính

12. Tổng hợp và cuối kỳ

Phân hệ Tổng hợp & cuối kỳ gồm các thẻ Chứng từ nghiệp vụ khác, Kết chuyển lãi, lỗ cuối kỳ và Số dư ban đầu (xem chương 1).

Lập chứng từ nghiệp vụ khác

Với các bút toán không thuộc phân hệ nào (điều chỉnh, phân bổ…), chọn thẻ Chứng từ nghiệp vụ khác, bấm Thêm chứng từ và nhập bút toán Nợ/Có.

Kết chuyển cuối kỳ

  1. Chọn thẻ Kết chuyển lãi, lỗ cuối kỳ.
  2. Chọn cách kết chuyển (ví dụ theo Tháng) và Kỳ.
  3. Bấm Khấu trừ thuế GTGT để bù trừ thuế đầu vào với thuế đầu ra.
  4. Bấm Chạy kết chuyển để kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lãi, lỗ.
Nếu kỳ chọn chưa kết thúc, màn hình sẽ cảnh báo. Nên kết chuyển sau khi đã nhập đủ chứng từ của kỳ.
Kết chuyển lãi, lỗ cuối kỳ

Khóa sổ và mở khóa sổ

Khóa sổ giúp số liệu các kỳ đã quyết toán không bị sửa nhầm.
  1. Vào Thiết lập › Thông tin doanh nghiệp, tìm khung Khóa sổ kỳ kế toán.
  2. Chọn Khóa sổ đến hết ngày rồi bấm Khóa sổ.
  3. Sau khi khóa, đầu màn hình hiện nhãn Đã khóa sổ đến …. Chứng từ trong kỳ đã khóa không thêm, sửa, hủy được.
  4. Cần sửa lại kỳ đã khóa thì bấm Mở khóa sổ.
Chỉ Chủ sở hữu và Kế toán trưởng được khóa và mở khóa sổ.

13. Thiết lập

Thông tin doanh nghiệp

Vào Thiết lập › Thông tin doanh nghiệp để khai báo:
  • Tên, mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp và người ký trên chứng từ, báo cáo.
  • Ngày bắt đầu dùng phần mềm.
  • Vùng lương tối thiểu (dùng khi tính lương, bảo hiểm).
  • Chi quá số tồn quỹ tiền mặt: cách phần mềm xử lý khi phiếu chi lớn hơn số tồn quỹ.
  • Chế độ kế toán: Thông tư 133/2016 hoặc Thông tư 99/2025, chọn khi tạo công ty và không đổi được sau đó.
Thông tin doanh nghiệp và khóa sổ

Danh mục

Thiết lập › Danh mục gồm:
  • Khách hàng & nhà cung cấp.
  • Tài khoản ngân hàng.
  • Hệ thống tài khoản.
  • Tài khoản ngầm định: tài khoản phần mềm tự chọn cho từng loại nghiệp vụ.
  • Kết chuyển cuối kỳ: các cặp tài khoản dùng khi chạy kết chuyển.

Người dùng và phân quyền

  1. Vào Thiết lập › Người dùng, bấm Thêm người dùng.
  2. Nhập Họ và tên, Email và chọn Vai trò.
  3. Lưu lại. Người được mời nhận mật khẩu tạm qua email.
Vai tròQuyền
Chủ sở hữuToàn quyền, kể cả gói dịch vụ và người dùng.
Kế toán trưởngLập, ghi sổ chứng từ, sửa thiết lập; khóa và mở khóa sổ.
Kế toán viênLập, ghi sổ chứng từ và sửa danh mục; không sửa thiết lập hệ thống.
Chỉ xemChỉ xem số liệu, không thêm, sửa được. Màn hình hiện thông báo "Bạn đang ở quyền chỉ xem…".
Muốn thu hồi quyền của một người, bấm Gỡ quyền truy cập trên dòng của người đó.
Danh sách người dùng

Nhật ký hệ thống

Thiết lập › Nhật ký hệ thống ghi lại ai đã làm gì, lúc nào (thêm, sửa, hủy chứng từ, đổi thiết lập…) để kiểm tra khi cần.

Bật, tắt phân hệ

Nếu doanh nghiệp không dùng đến một số phân hệ, bạn có thể ẩn chúng cho menu gọn hơn:
  1. Vào Thiết lập › Phân hệ sử dụng.
  2. Bật hoặc tắt Kho, Tài sản & CCDC, Tiền lương, Hóa đơn đầu vào, Hóa đơn điện tử bán ra.
Tắt một phân hệ chỉ ẩn nó khỏi menu, không xóa dữ liệu. Bật lại là thấy đầy đủ như cũ. Các phân hệ cốt lõi (tiền, bán hàng, mua hàng, sổ sách, thuế…) luôn bật.
Bật, tắt phân hệ

14. Gói dịch vụ

Vào Thiết lập › Gói dịch vụ (hoặc menu tài khoản › Gói dịch vụ) để xem gói đang dùng và gia hạn. Giá các gói xem tại trang Bảng giá (once.vn/bang-gia). Bấm Gia hạn 1 năm để gia hạn.
Gói dịch vụ

15. Câu hỏi thường gặp

Ghi sổ nhầm một chứng từ thì làm sao? Mở chứng từ và bấm Sửa chứng từ, hoặc bấm … › Hủy chứng từ rồi lập lại. Chứng từ đã hủy vẫn được lưu để đối chiếu. Nếu kỳ đó đã khóa sổ, cần Mở khóa sổ trước.
Tại sao không thấy menu Kho (hoặc Tiền lương, Tài sản…)? Phân hệ đó đang tắt. Vào Thiết lập › Phân hệ sử dụng để bật lại.
Tại sao tôi không thêm, sửa được chứng từ? Có thể bạn đang ở vai trò Chỉ xem, hoặc ngày chứng từ nằm trong kỳ đã khóa sổ. Liên hệ chủ sở hữu hoặc kế toán trưởng.
Mua hàng hóa nhập kho có phải lập cả chứng từ mua hàng và phiếu nhập kho không? Không. Chọn Hàng hóa qua kho khi lập chứng từ mua hàng là đủ; chứng từ đó kiêm phiếu nhập kho.
Làm sao nộp tờ khai thuế? Bấm Xuất XML ở thẻ thuế tương ứng, tải tệp XML rồi mở bằng HTKK hoặc nộp trên trang Thuế điện tử.
Tôi quản lý nhiều công ty thì sao? Bấm tên của bạn ở góc trên bên phải › Danh sách công ty để chuyển công ty, hoặc Thêm công ty để tạo công ty mới.
Số dư đầu kỳ bị lệch Nợ/Có? Vào Tổng hợp & cuối kỳ › Số dư ban đầu, kiểm tra lại từng dòng cho đến khi tổng Dư Nợ bằng tổng Dư Có.
Cần hỗ trợ thêm? Gửi email tới lienhe@once.vn, ghi rõ tên tổ chức và mô tả vấn đề (kèm ảnh màn hình nếu có).

Mục lục

1. Bắt đầu2. Thao tác chung với chứng từ3. Tiền mặt4. Tiền gửi ngân hàng5. Bán hàng6. Mua hàng7. Kho8. Tiền lương9. Tài sản và công cụ dụng cụ10. Sổ sách11. Thuế và báo cáo tài chính12. Tổng hợp và cuối kỳ13. Thiết lập14. Gói dịch vụ15. Câu hỏi thường gặp

Làm việc này trên Once

Đăng ký dùng thử Once Accounting 30 ngày, đủ tính năng, để làm theo hướng dẫn trên sổ sách của doanh nghiệp. Đang dùng MISA thì chuyển danh mục, số dư, chứng từ sang mà không phải nhập lại.
Dùng thử miễn phí 30 ngàyXem giới thiệu phần mềmHướng dẫn khác
Liên quan:Hệ thống tài khoản Thông tư 133Hệ thống tài khoản Thông tư 99Lịch nộp tờ khai thuếTờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGTTờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCNQuyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDNQuyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN

Cần báo giá, hợp đồng hoặc hỗ trợ chuyển đổi?

Liên hệ Once để nhận báo giá theo hợp đồng, hồ sơ mua sắm, hỗ trợ thiết lập cây đơn vị hoặc chuyển dữ liệu. Once Accounting và Once Asset dùng thử 30 ngày ngay, không cần chờ.
Đăng ký dùng thửXem bảng giá
Hotline tư vấn0977893681
Email báo giá, hỗ trợlienhe@once.vn