Cập nhật ngày 27/10/2026

# Hướng dẫn sử dụng Once Asset

Once Asset là phần mềm quản lý tài sản công trực tuyến dành cho cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp. Phần mềm theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ (CCDC), tài sản hạ tầng và tài sản xác lập sở hữu toàn dân theo cây đơn vị (đơn vị chủ quản và các đơn vị trực thuộc); lập chứng từ ghi tăng, ghi giảm, tính hao mòn, kiểm kê; in sổ, báo cáo theo mẫu quy định và hỗ trợ quyết toán, khóa sổ cuối năm.

Tài liệu này hướng dẫn các thao tác thường dùng theo thứ tự công việc của kế toán tài sản. Hình minh họa lấy từ dữ liệu mẫu "Trường Tiểu học Quảng Thịnh". Bấm vào hình để phóng to. Trong phần mềm, mở lại tài liệu này bằng mục **Hướng dẫn sử dụng** ở cuối thanh bên trái hoặc trong menu tài khoản.

## 1. Bắt đầu

### Đăng nhập và mở Once Asset

1. Vào **once.vn**, bấm **Đăng nhập**, nhập email và mật khẩu. Một tài khoản Once dùng chung cho mọi sản phẩm.
2. Ở trang chủ Once, chọn **Tổ chức** (nếu bạn thuộc nhiều tổ chức), rồi bấm **Mở** ở thẻ **Once Asset**.

![Trang chủ Once: chọn tổ chức và mở Once Asset](https://once.vn/assets/01-trang-chu-once-BOtcgLcW.png)

Trang chủ Once: chọn tổ chức và mở Once Asset

Trang chủ Once cũng hiển thị gói dịch vụ, số ngày còn lại và danh sách thành viên của tổ chức.

### Chọn đơn vị và năm làm việc

Mọi số liệu trong Once Asset gắn với **một đơn vị** và **một năm**. Ở đầu trang:

- **Đơn vị**: chọn đơn vị đang làm việc. Danh sách chỉ gồm các đơn vị bạn được phân quyền. Khi chọn đơn vị chủ quản, trang Tổng quan cộng số liệu của cả các đơn vị cấp dưới.
- **Năm**: năm làm việc. Trang Tổng quan lấy số liệu đến 31/12 của năm này; bộ lọc ngày của các danh sách chứng từ mặc định theo năm này; muốn xem chứng từ năm trước, đổi **Năm** hoặc sửa **Từ ngày**, **Đến ngày**.

![Chọn đơn vị làm việc ở đầu trang](https://once.vn/assets/02-chon-don-vi-C0Rubyge.png)

Chọn đơn vị làm việc ở đầu trang

### Màn hình Tổng quan

**Tổng quan** cho biết nhanh tình hình tài sản của đơn vị tại 31/12 của năm làm việc (đổi năm ở ô **Năm** đầu trang): số tài sản cố định, nguyên giá, hao mòn lũy kế, giá trị còn lại; số lượng và giá trị CCDC; cơ cấu tài sản theo loại; biến động tăng, giảm theo tháng và giá trị tài sản theo bộ phận sử dụng.

![Màn hình Tổng quan của đơn vị](https://once.vn/assets/03-tong-quan-Bn9YsGML.png)

Màn hình Tổng quan của đơn vị

Thanh bên trái chứa toàn bộ chức năng, sắp theo nhóm: Tài sản, Công cụ dụng cụ, Tài sản hạ tầng, Tài sản xác lập SHTD, Kiểm kê tài sản, Hồ sơ đề nghị, Bản đồ tài sản, Báo cáo, Hỗ trợ quyết toán, Danh mục, Quản trị. Bấm mũi tên ở cuối thanh bên để thu gọn.

### Menu tài khoản và chuyển sản phẩm

Bấm tên bạn ở góc trên bên phải để mở menu tài khoản: **Hướng dẫn sử dụng**, **Đổi mật khẩu**, **Gói dịch vụ** (chỉ người quản lý tổ chức thấy), **Trang chủ Once** (quay về trang chủ của Once), **Đăng xuất**.

Để chuyển sang sản phẩm khác của tổ chức (ví dụ Once Accounting), bấm **Sản phẩm** ở góc trên bên phải rồi chọn sản phẩm.

![Menu tài khoản](https://once.vn/assets/04-menu-tai-khoan-1fhEO0H7.png)

Menu tài khoản

## 2. Tài sản cố định

Một tài sản đi qua các trạng thái: **Chưa ghi tăng** (mới khai báo) → **Đang sử dụng** (đã có chứng từ ghi tăng) → **Đã ghi giảm**. Mọi biến động sau khi ghi tăng (điều chuyển, đánh giá lại, hao mòn, ghi giảm…) đều lập bằng chứng từ, nên lịch sử của từng tài sản luôn đầy đủ.

### Xem danh sách tài sản

Vào **Tài sản** → **Danh sách tài sản cố định**.

![Danh sách tài sản cố định](https://once.vn/assets/05-danh-sach-tai-san--LKs6vn4.png)

Danh sách tài sản cố định

- Lọc theo **Tìm kiếm** (mã, tên, loại, bộ phận), **Nhóm tài sản**, **Bộ phận sử dụng**, **Trạng thái**, **Loại tài sản theo** (Thông tư 23/2023 hoặc 141/2025). Bấm **Bỏ lọc** để xem lại toàn bộ.
- Các ô tổng hợp phía trên và tệp Excel chỉ cộng tài sản đơn vị đang quản lý; tài sản đã ghi giảm, điều chuyển đi vẫn hiện trong danh sách dưới dạng dòng mờ.
- Bấm tên tài sản để xem chi tiết; bấm **Sửa** ở cuối dòng để sửa thông tin.
- **Xuất Excel**: tải danh sách đang lọc ra tệp Excel.
- **In tem**: in tem tài sản có mã QR cho các dòng đã chọn (hoặc theo bộ phận đang lọc).

### Thêm tài sản mới

1. Ở danh sách tài sản cố định, bấm **+ Thêm tài sản**.
2. Nhập **Tên tài sản**. Để trống **Mã tài sản** thì hệ thống tự sinh mã.
3. Chọn **Loại tài sản theo** (văn bản quy định) rồi gõ vào ô **Loại tài sản** để tìm theo tên, mã loại hoặc tên thông dụng (ví dụ "máy chiếu"). Sau khi chọn, phần mềm tự điền thời gian sử dụng và tỷ lệ hao mòn theo quy định.
4. Chọn **Bộ phận sử dụng**; nhập đơn vị tính, số lượng, mục đích sử dụng, ngày ghi tăng, ngày bắt đầu sử dụng và các thông tin khác nếu có (nhãn hiệu, model, số seri, nhà cung cấp…).

![Thêm tài sản cố định: thông tin chung](https://once.vn/assets/06-them-tai-san-nLVofZoY.png)

Thêm tài sản cố định: thông tin chung

1. Kéo xuống phần **Nguyên giá theo nguồn hình thành**: chọn nguồn kinh phí và nhập số tiền. Bấm **+ Thêm nguồn** nếu tài sản hình thành từ nhiều nguồn; **Tổng nguyên giá** được cộng tự động.
2. Phần **Hao mòn, khấu hao**: kiểm tra thời gian sử dụng, tỷ lệ hao mòn. Đánh dấu **Trích khấu hao** nếu tài sản dùng vào kinh doanh, cho thuê, liên doanh.
3. Phần **Ghi tăng tài sản**: - Giữ đánh dấu **Ghi tăng ngay** để phần mềm lập luôn chứng từ ghi tăng theo ngày ghi tăng. Khi khai báo tài sản đã dùng từ trước, nhập **Hao mòn lũy kế đã có** (và **Khấu hao lũy kế đã có** nếu có) làm số dư đầu kỳ.
- Bỏ đánh dấu nếu chỉ muốn khai báo trước; tài sản ở trạng thái **Chưa ghi tăng** và ghi tăng sau bằng chứng từ (xem mục 3).
4. Bấm **Lưu**. Phần mềm mở trang chi tiết của tài sản vừa tạo.

![Thêm tài sản cố định: nguyên giá theo nguồn hình thành](https://once.vn/assets/07-them-tai-san-nguyen-gia-DhLs8_ON.png)

Thêm tài sản cố định: nguyên giá theo nguồn hình thành

Phần **Công khai, tổng kiểm kê tài sản công** trong cùng biểu mẫu dùng cho các báo cáo công khai và tổng kiểm kê (hiện trạng sử dụng, hình thức mua sắm, mã đơn vị theo tổng kiểm kê 2025…); chỉ cần điền khi đơn vị phải lập các báo cáo đó.

### Xem chi tiết một tài sản

Bấm tên tài sản trong danh sách để mở trang chi tiết.

![Trang chi tiết tài sản](https://once.vn/assets/08-chi-tiet-tai-san-Bk_zYpLj.png)

Trang chi tiết tài sản

- Dòng **Nghiệp vụ** có các nút lập nhanh chứng từ cho đúng tài sản này: **Điều chuyển**, **Đánh giá lại**, **Thay đổi thông tin**, **Chuyển loại**, **Ghi giảm** (tài sản chưa ghi tăng thì có nút **Ghi tăng**).
- Các thẻ: **Thông tin chung**, **Lịch sử biến động**, **Sửa chữa, bảo dưỡng, khai thác**, **Tệp đính kèm** (lưu hóa đơn, biên bản, hình ảnh…).
- Bấm **← Danh sách** để quay lại, **Sửa** để sửa thông tin.

Thẻ **Lịch sử biến động** liệt kê mọi chứng từ đã tác động lên tài sản kèm giá trị tăng, giảm.

![Lịch sử biến động của tài sản](https://once.vn/assets/09-lich-su-bien-dong-D-VqS1i-.png)

Lịch sử biến động của tài sản

### Nhập danh sách tài sản từ Excel

Dùng khi bắt đầu sử dụng phần mềm và cần đưa nhiều tài sản đang theo dõi vào cùng lúc, kèm số dư đầu kỳ.

1. Ở danh sách tài sản cố định, bấm **Nhập từ Excel**.
2. Bấm **Tải tệp mẫu**. Tệp mẫu có hai sheet: - **Dữ liệu**: mỗi tài sản một dòng, bắt đầu từ dòng 2. Cột có dấu (*) là bắt buộc: tên tài sản, mã loại tài sản, nguyên giá.
- **Hướng dẫn**: ý nghĩa từng cột và bảng mã loại tài sản cấp cuối hợp lệ.
3. Điền dữ liệu. Lưu ý: - Ngày nhập theo dạng dd/mm/yyyy; số tiền tính bằng đồng.
- **Bộ phận sử dụng** nhập mã hoặc tên bộ phận, bắt buộc khi có ngày ghi tăng.
- Để trống **Ngày ghi tăng** thì tài sản chỉ được khai báo, chưa ghi tăng.
- **Hao mòn lũy kế**, **Khấu hao lũy kế** là số dư đầu kỳ tại ngày ghi tăng.
4. Bấm **Chọn tệp** và chọn tệp .xlsx đã điền. Phần mềm kiểm tra và hiện kết quả từng dòng: **Hợp lệ** hoặc số lỗi kèm nội dung lỗi.
5. Nếu có dòng lỗi, sửa trong tệp Excel rồi chọn lại tệp. Chỉ khi không còn dòng lỗi, nút **Ghi** mới bấm được (nút ghi rõ số dòng sẽ ghi, vd. **Ghi 3 dòng**).

![Kiểm tra tệp Excel trước khi ghi](https://once.vn/assets/10-nhap-excel-kiem-tra-BVfv-PkF.png)

Kiểm tra tệp Excel trước khi ghi

Khi ghi, mỗi ngày ghi tăng trong tệp tạo một chứng từ ghi tăng. Tài sản có nguyên giá dưới ngưỡng tài sản cố định cần nhập vào danh sách công cụ dụng cụ. Tệp tối đa 10 MB, 5.000 dòng; không nhập được vào năm đã khóa sổ.

## 3. Chứng từ tài sản

Các chứng từ nằm trong nhóm **Tài sản** ở thanh bên. Mỗi màn hình chứng từ có danh sách chứng từ đã lập (lọc theo **Từ ngày**, **Đến ngày**, **Tìm kiếm**) và nút **+ Thêm chứng từ**. Số chứng từ để trống thì phần mềm tự sinh.

| Chứng từ | Dùng khi |
| --- | --- |
| Ghi tăng tài sản | Đưa tài sản đã khai báo vào sổ theo dõi; tài sản chuyển sang Đang sử dụng |
| Điều chuyển nội bộ | Chuyển tài sản giữa các bộ phận sử dụng trong đơn vị |
| Đánh giá lại | Điều chỉnh nguyên giá, hao mòn khi nâng cấp, mở rộng, tháo dỡ bộ phận hoặc đánh giá lại theo quyết định |
| Thay đổi thông tin | Đổi thông tin không làm thay đổi giá trị (tên, mục đích sử dụng, người sử dụng, thông số…) |
| Chuyển loại tài sản | Chuyển sang loại theo danh mục mới (ví dụ từ Thông tư 23/2023 sang Thông tư 141/2025) |
| Tính hao mòn | Tính hao mòn tài sản cố định mỗi năm một lần vào ngày 31/12 |
| Trích khấu hao | Trích khấu hao hàng tháng cho tài sản dùng vào kinh doanh, cho thuê, liên doanh, liên kết |
| Ghi giảm tài sản | Thanh lý, bán, điều chuyển cho đơn vị khác, thu hồi, tiêu hủy, mất… |

### Ghi tăng tài sản

1. Vào **Tài sản** → **Ghi tăng tài sản**, bấm **+ Thêm chứng từ** (hoặc bấm **Ghi tăng** trên trang chi tiết tài sản).
2. Nhập **Ngày chứng từ**, **Ngày ghi tăng**, **Diễn giải**.
3. Bấm **+ Chọn tài sản**, đánh dấu các tài sản ở trạng thái Chưa ghi tăng rồi bấm **Chọn**.
4. Kiểm tra **Bộ phận sử dụng** từng dòng. Chỉ nhập **Hao mòn lũy kế**, **Khấu hao lũy kế** khi ghi tăng tài sản đã sử dụng trước đây (khai báo số dư đầu kỳ).
5. Bấm **Ghi sổ**.

![Lập chứng từ ghi tăng tài sản](https://once.vn/assets/11-chung-tu-ghi-tang-BFzCr1E8.png)

Lập chứng từ ghi tăng tài sản

Chứng từ vừa ghi sổ xuất hiện trong danh sách. Bấm **Xem** để xem lại hoặc in, **Xóa** để xóa chứng từ (khi năm chưa khóa sổ).

![Danh sách chứng từ ghi tăng](https://once.vn/assets/12-danh-sach-chung-tu-DWWBxwn7.png)

Danh sách chứng từ ghi tăng

### Ghi giảm tài sản

1. Vào **Tài sản** → **Ghi giảm tài sản**, bấm **+ Thêm chứng từ**.
2. Nhập **Ngày chứng từ**, **Ngày ghi giảm**, **Diễn giải**, bấm **+ Chọn tài sản** để chọn tài sản.
3. Với từng dòng, chọn **Lý do ghi giảm** (bắt buộc). Kéo ngang bảng để nhập các thông tin khác nếu có: đơn vị/bộ phận nhận (khi điều chuyển), số thu, chi phí, số và ngày quyết định, ngày bàn giao, hóa đơn…
4. Ghi giảm một phần: nhập **Tỷ lệ (%)** nhỏ hơn 100.
5. Bấm **Ghi sổ**.

![Lập chứng từ ghi giảm tài sản](https://once.vn/assets/13-chung-tu-ghi-giam-a4sSR5BP.png)

Lập chứng từ ghi giảm tài sản

Tài sản ghi giảm trong năm không tính hao mòn của năm ghi giảm.

### Điều chuyển, đánh giá lại, thay đổi thông tin, chuyển loại

Các chứng từ này lập giống ghi tăng, ghi giảm: chọn mục tương ứng trong nhóm **Tài sản** (hoặc bấm nút ở dòng **Nghiệp vụ** trên trang chi tiết tài sản), bấm **+ Thêm chứng từ**, chọn tài sản, nhập thông tin thay đổi rồi bấm **Ghi sổ**.

### Tính hao mòn cuối năm

1. Vào **Tài sản** → **Tính hao mòn**.
2. Chọn **Năm tính hao mòn** và **Loại hình tài sản**, bấm **Xem trước**.
3. Kiểm tra bảng tính: nguyên giá, tỷ lệ hao mòn, hao mòn lũy kế, hao mòn năm và giá trị còn lại của từng tài sản. Có thể sửa số hao mòn từng tài sản trước khi ghi sổ.
4. Bấm **Ghi sổ hao mòn**.

![Xem trước bảng tính hao mòn năm](https://once.vn/assets/14-tinh-hao-mon-BSPih2xJ.png)

Xem trước bảng tính hao mòn năm

Cách tính: hao mòn năm = nguyên giá × tỷ lệ hao mòn; năm cuối lấy bằng giá trị còn lại. Tài sản áp dụng Thông tư 141/2025 đã sử dụng trước năm 2026 tính theo giá trị còn lại và thời gian sử dụng còn lại (chuyển tiếp theo Điều 18), như ghi chú trên màn hình. Không tính hao mòn cho đất, tài sản cố định đặc thù và tài sản đã hao mòn hết.

**Trích khấu hao** (hàng tháng, cho tài sản dùng vào kinh doanh, cho thuê…) làm tương tự ở mục **Trích khấu hao**.

### Sổ chứng từ tài sản

**Tài sản** → **Sổ chứng từ tài sản** tra cứu toàn bộ chứng từ tài sản và CCDC của đơn vị, lọc theo **Phân hệ**, **Loại chứng từ**, khoảng ngày và từ khóa.

## 4. Công cụ dụng cụ

### Danh sách CCDC

Vào **Công cụ dụng cụ** → **Danh sách CCDC** để xem số lượng, đơn giá, thành tiền, giá trị đã phân bổ, còn lại và bộ phận sử dụng của từng CCDC.

![Danh sách công cụ dụng cụ](https://once.vn/assets/15-danh-sach-ccdc-BJPsQuJL.png)

Danh sách công cụ dụng cụ

- **+ Thêm CCDC**: khai báo CCDC mới (tên, loại CCDC, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, bộ phận, phương pháp phân bổ). Đánh dấu **Ghi tăng ngay sau khi lưu** để lập luôn chứng từ ghi tăng CCDC.
- **Ghi tăng CCDC**: lập chứng từ ghi tăng (xuất dùng cho bộ phận) cho CCDC đã khai báo.
- **Nhập từ Excel**: nhập nhiều CCDC kèm giá trị đã phân bổ, cách làm giống nhập tài sản cố định.
- **Xuất Excel**: tải danh sách CCDC đang lọc ra tệp Excel, kèm dòng cộng các CCDC đơn vị đang quản lý.
- **In nhãn**: in nhãn CCDC.

Các chứng từ CCDC khác trong nhóm: **Điều chuyển CCDC** (cho phép điều chuyển một phần số lượng giữa các bộ phận) và **Ghi giảm CCDC** (hư hỏng, mất, thanh lý…; giá trị chưa phân bổ được phân bổ hết vào kỳ ghi giảm).

### Phân bổ CCDC hằng tháng

1. Vào **Công cụ dụng cụ** → **Phân bổ CCDC**.
2. Chọn **Kỳ phân bổ (tháng)** và năm, bấm **Xem trước**.
3. Kiểm tra số phân bổ kỳ này của từng CCDC, bấm **Ghi sổ phân bổ**.

![Phân bổ công cụ dụng cụ theo kỳ](https://once.vn/assets/16-phan-bo-ccdc-JfhYMwFV.png)

Phân bổ công cụ dụng cụ theo kỳ

Phương pháp phân bổ: **phân bổ 1 lần** (toàn bộ giá trị vào kỳ xuất dùng), **phân bổ 2 lần** (50% khi xuất dùng, phần còn lại khi ghi giảm), **phân bổ nhiều kỳ** (chia đều theo số kỳ đã khai báo). Giá trị phân bổ được chia cho các bộ phận theo giá trị còn lại.

### Chuyển tài sản dưới ngưỡng sang CCDC

**Công cụ dụng cụ** → **TS dưới ngưỡng sang CCDC** liệt kê các tài sản đang theo dõi là tài sản cố định nhưng có nguyên giá dưới ngưỡng (10.000.000 đồng). Chọn ngày chuyển, loại CCDC, phương pháp phân bổ, đánh dấu các tài sản rồi bấm **Chuyển thành CCDC**. Phần mềm lập chứng từ ghi giảm tài sản cố định (lý do "Chuyển thành công cụ dụng cụ") và ghi tăng CCDC tương ứng: giá trị CCDC bằng nguyên giá, giá trị đã phân bổ bằng hao mòn lũy kế, giữ nguyên bộ phận sử dụng.

## 5. Tài sản hạ tầng và tài sản xác lập sở hữu toàn dân

- **Tài sản hạ tầng** → **Hạ tầng giao thông đường bộ** hoặc **Hạ tầng cấp nước sạch**.
- **Tài sản xác lập SHTD**: tài sản được xác lập sở hữu toàn dân.

Các màn hình này có cùng cách dùng với danh sách tài sản cố định: **+ Thêm tài sản**, **Nhập từ Excel**, **Xuất Excel**, **In tem**, bộ lọc và trang chi tiết tài sản. Loại tài sản lấy theo danh mục riêng của từng nhóm (xem **Danh mục** → **Danh mục dùng chung**).

## 6. Kiểm kê tài sản

### Lập đợt kiểm kê

1. Vào **Kiểm kê tài sản** → **Đợt kiểm kê**, bấm **+ Lập đợt kiểm kê**.
2. Chọn **Đối tượng kiểm kê** (tài sản cố định, CCDC hoặc cả hai), **Kiểm kê đến thời điểm** (số liệu sổ sách lấy tại thời điểm này), **Ngày kiểm kê**, nhập **Nội dung kiểm kê**.
3. Chọn **Bộ phận kiểm kê** (không chọn = toàn đơn vị).
4. Nhập **Ban kiểm kê**: họ tên, chức vụ, vai trò; bấm **+ Thêm thành viên** để thêm người.
5. Bấm **Lập đợt kiểm kê**.

![Lập đợt kiểm kê](https://once.vn/assets/17-lap-dot-kiem-ke-613b0XQy.png)

Lập đợt kiểm kê

### Nhập kết quả kiểm kê

Sau khi lập, phần mềm mở trang đợt kiểm kê với danh sách tài sản, CCDC cần kiểm kê và số liệu sổ sách.

![Nhập kết quả kiểm kê](https://once.vn/assets/18-ket-qua-kiem-ke-70Jr_8Xq.png)

Nhập kết quả kiểm kê

1. Nhập số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại thực tế; chọn tình trạng và kiến nghị xử lý cho từng dòng. Bấm **Khớp sổ sách** để gán nhanh số kiểm kê bằng số sổ sách cho các dòng đang hiển thị, rồi chỉ sửa các dòng chênh lệch.
2. Lọc theo bộ phận, loại đối tượng hoặc đánh dấu **Chỉ hiển thị dòng chênh lệch** để rà soát. Các ô phía trên cho biết số dòng chênh lệch, nguyên giá thừa, thiếu.
3. Nhập **Kết luận của Ban kiểm kê** ở cuối trang, bấm **Lưu**.
4. In báo cáo: **Báo cáo kiểm kê TSCĐ (BCKT05)**, **Báo cáo kiểm kê CCDC (BCKT04)**, **Bảng tổng hợp kiểm kê (BCKT01)**; **In tem** cho tài sản trong đợt.
5. Bấm **Hoàn thành kiểm kê** khi xong. Đợt đã hoàn thành không sửa được kết quả, trừ khi mở lại.

### Tổng kiểm kê tài sản công

**Kiểm kê tài sản** → **Tổng kiểm kê tài sản công** hướng dẫn tổng kiểm kê tại thời điểm 0 giờ ngày 01/01/2026 theo Quyết định 3531/QĐ-BTC. Màn hình liệt kê 10 bước chuẩn bị kèm trạng thái (**Đạt**, **vướng mắc**, **Chưa thực hiện**) và nút xử lý cho từng bước: cập nhật thông tin đơn vị, chuyển loại tài sản theo Thông tư 141/2025, chuẩn hóa dữ liệu, chuyển tài sản dưới ngưỡng thành CCDC, tính hao mòn năm 2025, lập phiếu tổng kiểm kê, nhập kết quả và lập báo cáo gửi cơ quan cấp trên.

![Các bước tổng kiểm kê tài sản công](https://once.vn/assets/19-tong-kiem-ke-Bm6_JUtU.png)

Các bước tổng kiểm kê tài sản công

Các bước kiểm tra tự động được đánh dấu **Đạt** khi dữ liệu không còn vướng mắc; bấm **Xem … mục cần xử lý** để biết tài sản nào cần sửa.

## 7. Hồ sơ, đề nghị và khai thác tài sản

Nhóm **Hồ sơ, đề nghị** gồm: **Đề nghị xử lý tài sản**, **Kế hoạch mua sắm**, **Đề nghị trang cấp**, **Phương án sắp xếp nhà, đất**.

![Danh sách hồ sơ đề nghị xử lý tài sản](https://once.vn/assets/20-ho-so-de-nghi-BQLYvPRK.png)

Danh sách hồ sơ đề nghị xử lý tài sản

1. Bấm **+ Lập hồ sơ**, nhập ngày lập, nội dung/trích yếu, rồi thêm các dòng chi tiết bằng **+ Chọn tài sản**, **+ Chọn CCDC** hoặc **+ Thêm dòng**. Bấm **Lưu**.
2. Hồ sơ đi theo các trạng thái: **Đang lập** → **Gửi duyệt** → **Đã gửi** → lãnh đạo **Phê duyệt** hoặc **Từ chối** → **Đã thực hiện**. Hồ sơ đã gửi có thể **Thu hồi**; hồ sơ bị từ chối có thể **Lập lại**.
3. Khi có quyết định, nhập số quyết định, ngày quyết định và cấp phê duyệt vào hồ sơ.

**Khai thác tài sản** theo dõi hợp đồng cho thuê, kinh doanh, liên doanh, liên kết: bấm **+ Thêm khai thác**, nhập số hợp đồng/đề án, tài sản, hình thức, đối tác, thời gian, số tiền thu được, chi phí và số đã nộp ngân sách nhà nước.

## 8. Bản đồ tài sản

**Bản đồ tài sản** hiển thị vị trí đất, nhà, công trình và các tài sản đã khai báo tọa độ (vĩ độ, kinh độ trong phần thông tin chi tiết của tài sản). Gõ vào ô tìm kiếm hoặc bấm tên tài sản ở danh sách bên trái để đến vị trí trên bản đồ.

## 9. Báo cáo

1. Vào **Báo cáo**. Thẻ **Báo cáo thường dùng** chứa các mẫu hay dùng; thẻ **Tất cả báo cáo** liệt kê toàn bộ mẫu theo nhóm (sổ kế toán, kiểm kê, kê khai, công khai, quyết toán…). Gõ tên hoặc số hiệu mẫu vào ô tìm kiếm để tìm nhanh.
2. Bấm vào một mẫu, thiết lập tham số (năm, kỳ báo cáo, loại tài sản, nguồn hình thành, phòng ban, ngày ký…), bấm **Xem báo cáo**.
3. Báo cáo hiển thị đúng bố cục mẫu in. Bấm **Xuất Excel** để tải tệp Excel, **In / Lưu PDF** để in hoặc lưu PDF.
4. Đơn vị cấp dưới bấm **Gửi cấp trên** để gửi báo cáo cho đơn vị chủ quản (theo dõi ở **Hỗ trợ quyết toán** → **Báo cáo gửi cấp trên / cấp dưới**).

![Xem báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ](https://once.vn/assets/21-bao-cao-iZUje5Yj.png)

Xem báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ

Bấm ngôi sao bên cạnh tên mẫu để thêm vào hoặc bỏ khỏi Báo cáo thường dùng.

## 10. Hỗ trợ quyết toán, khóa sổ

### Quy trình quyết toán, khóa sổ

**Hỗ trợ quyết toán** → **Quy trình quyết toán, khóa sổ** gom các việc cần làm trước khi lập báo cáo quyết toán và khóa sổ cuối năm.

![Hỗ trợ quyết toán, khóa sổ](https://once.vn/assets/22-quyet-toan-khoa-so-CRx7iQv8.png)

Hỗ trợ quyết toán, khóa sổ

- **Các bước thực hiện**: 8 bước từ kiểm tra dữ liệu giữa các năm đến khóa sổ. Đánh dấu **Đã thực hiện** khi xong từng bước.
- **Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu**: phần mềm tự kiểm tra và báo **Lỗi**, **Cảnh báo** hoặc **Hợp lệ** (ví dụ tài sản chưa cập nhật loại theo Thông tư 141/2025, chưa có bộ phận sử dụng, chưa tính hao mòn, chưa kiểm kê trong năm). Bấm **Xem** để xem danh sách tài sản liên quan, hoặc bấm nút xử lý bên cạnh (**Chuyển loại tài sản**, **Tính hao mòn**, **Lập đợt kiểm kê**…).
- **Kiểm tra dữ liệu giữa các năm**: đối chiếu nguyên giá đầu năm, tăng, giảm, cuối năm, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại qua các năm.
- Bấm **Khóa sổ năm …** để khóa sổ. Sau khi khóa sổ, không thể ghi, sửa, xóa chứng từ phát sinh trong năm đó. Nếu cần sửa, người có quyền bấm **Bỏ khóa sổ**.

### Đồng bộ CSDL tài sản công

**Hỗ trợ quyết toán** → **Đồng bộ CSDL tài sản công** giúp theo dõi việc kê khai vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công theo Nghị định 186/2025/NĐ-CP. Phần mềm liệt kê các tài sản thuộc diện kê khai (đất, nhà, xe ô tô và tài sản cố định khác có nguyên giá từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản) và trạng thái **Chưa đồng bộ**, **Có thay đổi**, **Đã đồng bộ**.

![Theo dõi đồng bộ CSDL tài sản công quốc gia](https://once.vn/assets/23-dong-bo-csdl-BcNlZZep.png)

Theo dõi đồng bộ CSDL tài sản công quốc gia

Once Asset không gửi dữ liệu trực tiếp lên CSDL quốc gia. Sau khi đã kê khai trên phần mềm CSDL quốc gia, chọn các tài sản và bấm **Đánh dấu đã đồng bộ** để theo dõi; tài sản có thay đổi sau lần đánh dấu gần nhất sẽ được nhắc lại ở thẻ **Có thay đổi**.

### Báo cáo gửi cấp trên / cấp dưới

- Đơn vị cấp dưới: thẻ **Báo cáo đã gửi** theo dõi các báo cáo đã gửi lên, trạng thái, ngày duyệt và ý kiến của cấp trên. Bấm **Lập báo cáo gửi cấp trên** để chọn mẫu báo cáo cần gửi.
- Đơn vị chủ quản: thẻ **Báo cáo cấp dưới gửi lên** để xem, phê duyệt báo cáo của các đơn vị trực thuộc.

## 11. Danh mục

**Danh mục** → **Danh mục dùng chung** khai báo các danh mục phục vụ quản lý tài sản: loại tài sản (tài sản cố định, hạ tầng đường bộ, cấp nước sạch, CCDC), nguồn kinh phí, chức vụ/chức danh, bộ phận sử dụng, loại định mức, người sử dụng, nhóm tài sản/CCDC, quyết định trang cấp, nhà cung cấp.

![Danh mục dùng chung: bộ phận sử dụng](https://once.vn/assets/24-danh-muc-B7kixAwz.png)

Danh mục dùng chung: bộ phận sử dụng

Chọn danh mục ở cây bên trái, bấm **+ Thêm mới** để thêm. Danh mục có nhãn **Riêng từng đơn vị** chỉ áp dụng cho đơn vị đang chọn. Mục không dùng nữa có thể chuyển sang ngừng theo dõi; đánh dấu **Hiển thị cả mục ngừng theo dõi** để xem lại.

**Danh mục** → **Loại tài sản** xem danh mục loại tài sản kèm thời gian sử dụng, tỷ lệ hao mòn theo văn bản quy định (Thông tư 23/2023, Thông tư 141/2025). Loại hệ thống chỉ được xem; đơn vị có thể bấm **+ Thêm loại tài sản** để khai báo loại đặc thù.

## 12. Quản trị

Nhóm **Quản trị** chỉ hiện với người có quyền quản trị.

### Đơn vị

**Quản trị** → **Đơn vị** quản lý cây đơn vị: đơn vị chủ quản và các đơn vị trực thuộc. Bấm **+ Thêm đơn vị** để thêm; mỗi đơn vị khai báo mã, tên, mã ĐVQHNS, loại hình, đơn vị chủ quản (cấp trên), thủ trưởng, kế toán trưởng (in trên chứng từ, báo cáo) và ngưỡng tài sản cố định.

### Người dùng, phân quyền

**Quản trị** → **Người dùng, phân quyền** liệt kê thành viên của tổ chức và vai trò tại từng đơn vị.

![Người dùng và phân quyền theo đơn vị](https://once.vn/assets/25-nguoi-dung-BtHY6884.png)

Người dùng và phân quyền theo đơn vị

Bấm **+ Mời người dùng**, nhập **Họ và tên**, **Email đăng nhập**, **Vai trò trong tổ chức**, **Đơn vị được phân quyền** và **Vai trò tại đơn vị**. Người chưa có tài khoản Once sẽ nhận email kèm mật khẩu tạm.

| Vai trò tại đơn vị | Quyền |
| --- | --- |
| Quản trị đơn vị | Toàn quyền: lập chứng từ, danh mục, khóa sổ, kiểm kê, phê duyệt, quản trị người dùng |
| Kế toán tài sản | Lập chứng từ, sửa danh mục, kiểm kê, khóa sổ |
| Lãnh đạo / Thủ trưởng | Xem số liệu, phê duyệt hồ sơ đề nghị |
| Thành viên kiểm kê | Xem số liệu, nhập kết quả kiểm kê |
| Chỉ xem | Chỉ xem, in, xuất báo cáo |

Chủ sở hữu và quản trị tổ chức có toàn quyền ở mọi đơn vị, kể cả khi chưa được phân quyền riêng. Chỉ hai vai trò này mời được người dùng mới.

### Nhật ký truy cập và đổi mật khẩu

- **Quản trị** → **Nhật ký truy cập**: lịch sử đăng nhập và thao tác của người dùng, lọc theo ngày, thao tác, đơn vị.
- **Đổi mật khẩu** (trong menu tài khoản hoặc nhóm Quản trị): nhập mật khẩu hiện tại và mật khẩu mới (tối thiểu 8 ký tự, gồm cả chữ và số). Mật khẩu dùng chung cho mọi sản phẩm Once; sau khi đổi, các phiên đăng nhập khác của bạn bị đăng xuất.

## 13. Gói dịch vụ

Mở menu tài khoản → **Gói dịch vụ** để xem gói đang dùng, thời hạn và gia hạn. Khi gói đã hết hạn hoặc đạt giới hạn mà bạn ghi dữ liệu, đầu trang hiện thông báo "Gói Once Asset đã hết hạn" (hoặc "Đã đạt giới hạn của gói hiện tại"). Dữ liệu vẫn được giữ nguyên; người quản lý tổ chức bấm **Chọn gói** để tiếp tục, người dùng khác liên hệ chủ sở hữu tổ chức.

## 14. Câu hỏi thường gặp

**Vì sao danh sách chứng từ trống dù tôi đã lập chứng từ?** Bộ lọc **Từ ngày**, **Đến ngày** mặc định theo năm làm việc. Chứng từ năm khác không hiện; đổi **Năm** ở đầu trang hoặc sửa khoảng ngày rồi bấm **Lọc**.

**Vì sao tài sản không hiện khi chọn trong chứng từ ghi tăng?** Chỉ tài sản ở trạng thái **Chưa ghi tăng** mới chọn được. Tài sản đã ghi tăng ngay khi thêm mới (đánh dấu **Ghi tăng ngay**) thì không cần lập thêm chứng từ ghi tăng.

**Tôi không sửa, xóa được chứng từ.** Năm của chứng từ đã khóa sổ, hoặc vai trò của bạn không có quyền lập chứng từ (Lãnh đạo / Thủ trưởng, Chỉ xem). Liên hệ người quản trị để bỏ khóa sổ hoặc cấp quyền.

**Tôi không thấy đơn vị cần làm việc trong ô Đơn vị.** Bạn chưa được phân quyền ở đơn vị đó. Nhờ người quản trị vào **Quản trị** → **Người dùng, phân quyền** để cấp quyền.

**Số liệu báo cáo không như mong đợi.** Vào **Hỗ trợ quyết toán** → **Quy trình quyết toán, khóa sổ**, xem phần **Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu** để biết tài sản nào còn lỗi (chưa chuyển loại, chưa có bộ phận sử dụng, chưa tính hao mòn…) và bấm nút xử lý tương ứng. Kiểm tra thêm tham số **Năm**, **Kỳ báo cáo** của báo cáo.

**Có nhập được tài sản từ Excel không?** Có. Xem mục **Nhập danh sách tài sản từ Excel** ở phần 2. Công cụ dụng cụ nhập tương tự ở **Danh sách CCDC** → **Nhập từ Excel**.

**Cần hỗ trợ thêm?** Gửi email tới [lienhe@once.vn](mailto:lienhe@once.vn), ghi rõ tên tổ chức và mô tả vấn đề (kèm ảnh màn hình nếu có).

## Mục lục

1. Bắt đầu 2. Tài sản cố định 3. Chứng từ tài sản 4. Công cụ dụng cụ 5. Tài sản hạ tầng và tài sản xác lập sở hữu toàn dân 6. Kiểm kê tài sản 7. Hồ sơ, đề nghị và khai thác tài sản 8. Bản đồ tài sản 9. Báo cáo 10. Hỗ trợ quyết toán, khóa sổ 11. Danh mục 12. Quản trị 13. Gói dịch vụ 14. Câu hỏi thường gặp

## Làm việc này trên Once

Đăng ký dùng thử Once Asset 30 ngày, đủ tính năng, để làm theo hướng dẫn trên dữ liệu của đơn vị. Dữ liệu đang theo dõi trên Excel nhập vào được kèm số dư đầu kỳ.

[Dùng thử miễn phí 30 ngày](https://once.vn/dang-ky) [Xem giới thiệu phần mềm](https://once.vn/tai-san) [Hướng dẫn khác](https://once.vn/huong-dan)

Liên quan:

[Tỷ lệ hao mòn tài sản cố định](https://once.vn/huong-dan/ty-le-hao-mon-tai-san-co-dinh) [Công cụ tính hao mòn tài sản cố định](https://once.vn/huong-dan/cong-cu-tinh-hao-mon-tai-san-co-dinh) [Mẫu báo cáo tài sản công](https://once.vn/huong-dan/mau-bao-cao-tai-san-cong)

## Cần báo giá, hợp đồng hoặc hỗ trợ chuyển đổi?

Liên hệ Once để nhận báo giá theo hợp đồng, hồ sơ mua sắm, hỗ trợ thiết lập cây đơn vị hoặc chuyển dữ liệu. Once Accounting và Once Asset dùng thử 30 ngày ngay, không cần chờ.

[Đăng ký dùng thử](https://once.vn/dang-ky) [Xem bảng giá](https://once.vn/bang-gia)

Hotline tư vấn

[0977893681](tel:0977893681)

Email báo giá, hỗ trợ

[lienhe@once.vn](mailto:lienhe@once.vn)

---

Nguồn: https://once.vn/huong-dan/su-dung-once-asset · Cập nhật 2026-10-27